حاکمیت داده (Data Governance) چیست؟ به زبان ساده

حاکمیت داده (Data Governance) موضوعی پیچیده و حتی انتزاعی به نظر می‌رسد و احتمالاً جز موضوعات موردعلاقه شما هم نیست، مگر آنکه فقدان حاکمیت داده را تجربه کرده و با سردرگمی حاصل از آن آشنا باشید.

 

شرکت فرضی الف را در نظر بگیرید. یک فضای ذخیره‌سازی اشتراکی در این شرکت وجود دارد (File-server) که از طریق شبکه داخلی قابل‌دسترس است. از کارمندان تا مدیران شرکت همگی به این فضای ذخیره‌سازی اشتراکی داده دسترسی دارند.

 

این فایل سرور مملو از فایل‌های اکسل و Word است. در بهترین حالت هر دپارتمان و پرسنل آن پوشه‌ای به نام خودشان دارند و فایل‎های اطلاعات را آنجا نگه‌داری و با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند.

 

اگر قبلاً با این شرایط مواجه شده باشید معایب و مشکلات آن را می‌دانید. مشکلاتی مثل:

 

• امنیت داده

 

• خطا و اشتباه در ثبت اطلاعات

 

• وجود نسخه‌های متفاوت از اطلاعات و گزارش‌ها

 

• ازبین‌رفتن اطلاعات و…

 

احتمالاً شرایط شرکت الف را تجربه کرده‌اید. در این حالت خاص، راهکاری برای مدیریت داده وجود ندارد و به همین دلیل حاکمیت داده نیز نمی‌تواند اعمال شود.

 

اما منظور ما از حاکمیت داده چیست؟ در این مقاله سعی کرده‌ایم با مثال‌های ساده این مبحث را توضیح دهیم. با دیکام همراه باشید.

 

حاکمیت داده (Data Governance) چیست؟

طبق تعریف گارتنر: حاکمیت داده (Data Governance) مشخص‌کردن حقوق تصمیم‌گیری و چهارچوب پاسخگویی افراد در مورد داده است و برای اطمینان از رفتار صحیح در زمینه ایجاد، مصرف، کنترل، تجزیه‌وتحلیل و ارزش‌گذاری داده داخل یک سازمان به کار می‌رود.

 

حاکمیت داده مجموعه‌ای از قوانین و روش‌های برتر (Best Practic) است که کیفیت و امنیت داده را در طول چرخه حیات آن تضمین می‌کند (از زمان تولید داده تا آرشیو شدن)

 

تمام شرکت‌ها داده (Data) و اطلاعات (information) تولید می‌کنند؛ اما ذخیره‌کردن داده بدون برنامه‌ای برای تأمین امنیت و روشی برای استفاده از آن کاری بی‌فایده است. حاکمیت داده به این موضوع می‌پردازد که شرکت‌ها، چگونه داده‌هایی که جمع‌آوری کرده‌اند را مدیریت می‌کنند.

 

داده باید در تمام دپارتمان‌های یک سازمان گردش داشته باشد و مورداستفاده قرار بگیرد. حاکمیت داده نقش خود را همین‌جا بازی می‌کند. هر فردی که با دیتای شرکت شما سروکار دارد (ذی‌نفع) باید تحت یک سیستم واحد از قوانین، فرایند‌ها، روش‌ها و حدود پاسخگویی قرار بگیرد.

 

حاکمیت داده تعیین می‌کند که:

 

• افراد با چه داده‌ای می‌توانند کار کنند

 

• چه کسی می‌تواند در مورد داده تصمیم‌گیری کند.

 

• داده کی و کجا جمع‌آوری و پردازش می‌شود.

 

• داده به چه شکلی مدیریت می‌شود.

 

 

حاکمیت داده چه اهمیتی دارد؟

 

• حاکمیت داده کمک می‌کند تا یک چارچوب از قوانین برای مدیریت داده‌ها داشته باشیم

 

• مسئولیت افراد در مورد اطلاعات شرکت را مشخص می‌کند

 

• یک‌زبان و درک مشترک برای افرادی که به اطلاعات دسترسی دارند و از آن استفاده می‌کنند ایجاد می‌کند

 

در نهایت، موارد بالا می‌تواند به همکاری بهتر افراد با یکدیگر و تصمیم‌گیری صحیح سازمانی منجر شود. حاکمیت داده اگر به شکل صحیح انجام شود سردرگمی، بی‌نظمی و پیچیدگی‌های کار با اطلاعات را به حداقل می‌رساند.

 

 

5 پرسش مهم که در حاکمیت داده به آن پاسخ می‌دهیم

اگر بخواهیم حاکمیت داده را به شکل صحیح در یک شرکت اجرا کنیم باید پرسش‌های زیر را پاسخ بدهیم

 

چه کسانی به داده دسترسی دارند؟

در یک فایل سرور عمومی همه به داده‌ها دسترسی دارند؛ اما در دنیای واقعی همه افراد سازمان به یک سطح از دسترسی نیاز ندارند.

 

قطعاً اطلاعات ارزشمندی در سازمان وجود دارد که باید از آنها محافظت کرد. از طرفی داده‌هایی وجود دارند که محدودکردن آن‌ها با قوانین حاکمیت داده به پیچیده‌شدن و کندشدن فرایند کاری می‌انجامد بنابراین:

 

• سؤال اصلی این است که یک شخص باید به داده دسترسی داشته باشد یا خیر؟

 

اگر جواب مثبت است چه سطحی از دسترسی به داده را دارا است؟ آیا صرفاً می‌توانند داده را بخواند؟ یا آن را ویرایش کند؟ آیا نیاز به دسترسی مستقیم به منابع داده دارد؟

 

داده‌ای که از آن صحبت می‌کنیم چیست؟

وقتی از داده حرف می‌زنیم منظور ما چیست؟

 

همان‌طور که قبلاً اشاره شد نمی‌توان تمام داده‌هایی که در یک شرکت تولید می‌شوند را با یک قانون مدیریت کرد؛ بنابراین پرسش اولی که ایجاد می‌شود این است که چه منابعی از داده باید شامل قوانین حاکمیت داده قرار بگیرند و چه داده‌های باید مستثنی شوند؟

 

• پرسش دوم: منبع اصلی و قابل‌قبول شما برای یک داده خاص چیست؟

 

مثال: یک خط تولید را در نظر بگیرید. میزان ضایعات تولید ممکن است به‌صورت دستی توسط اپراتور در سیستم وارد شود و یا به‌صورت اتوماتیک و بر اساس یک فرمول خاص به دست بیایید. در اینجا دو ورودی از یک داده خاص دارید که ممکن است با یکدیگر مغایرت داشته باشند.

 

کدام یک را به‌عنوان داده قابل‌اعتماد در نظر می‌گیرید؟ شما باید این موضوع را تعیین کنید

 

بازه زمانی اعتبار و دسترسی به داده چقدر است؟

بخشی از حاکمیت داده به نحوه مدیریت داده قدیمی بازمی‌گردد. به‌هرحال هر داده‌ای پس از ثبت تا مدت‌زمان مشخصی برای تجزیه‌وتحلیل ارزشمند است؛ بنابراین لازم است به سؤالات زیر پاسخ دهیم.

 

• داده‌های در دسترس تا چه زمانی اعتبار دارند؟

 

• چه زمانی آرشیو شده و از دسترس افراد خارج می‌شوند؟

 

• به‌روزرسانی این داده‌ها چطور انجام می‌شود؟

 

پاسخ این پرسش‌ها به نوع داده، اندازه و نوع سازمان و نوع نیاز افراد به داده بازمی‌گردد.

 

چرا به این داده‌ها نیاز داریم؟

شاید این مهم‌ترین سؤالی باشد که باید به آن پاسخ داد. پاسخ به این سؤال نحوه ذخیره و تفسیر داده را تعیین و استفاده صحیح از اطلاعات توسط کاربران را ممکن می‌کند.

 

پاسخ به این سؤال می‌تواند هم‌زمان نقاط مبهم دیگری را هم روشن کند، مثلاً اینکه چطور داده را ذخیره می‌کنیم و منبع اصلی داده کدام است  به این پرسش بازمی‌گردد که “چرا به این داده خاص نیاز داریم؟”

 

حاکمیت داده چه مزایایی دارد؟

در ادامه چند مزیت اصلی اعمال حاکمیت داده را ذکر کرده‌ایم

 

تضمین کیفیت داده:

آیا به اطلاعاتی که به شما ارائه می‌شود اطمینان دارید؟ تابه‌حال پیش‌آمده که نمودار یا گزارشی را ببینید و این سؤال برای شما پیش بیایید که آیا این اطلاعات درست است؟ منبع این داده کجاست؟ ممکن است این داده‌ها خطا داشته باشند؟

 

اگر این سؤال‌ها را از خود می‌پرسد؛ یعنی داده در دسترس شما قابل‌اطمینان نیست.

 

کیفیت داده به‌دقت، کامل‌بودن، ثبات، به‌موقع بودن (timeliness) و اعتبار داده‌ها باز می‌گردد. داده کم‌کیفیت به‌اشتباه و خطاهایی منجر می‌شود که خروجی و عملکرد یک کسب‌وکار را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد.

 

حاکمیت داده با وضع قوانین و فرایندهای صحیح، کیفیت داده و اطلاعات حاصل از آنها را تضمین می‌کند. در نتیجه به‌جای سؤال درباره درست بودن اطلاعات می‌توانید روی خود آنها و معنا و مفهومی که برای کسب‌وکار شما دارد تمرکز کنید

 

تضمین امنیت داده:

امنیت داده شامل محافظت در برابر دسترسی، استفاده، دست‌کاری و یا افشای غیر مجار داده‌ها است. حاکمیت داده فرایندهای احراز هویت و مجوزهای دسترسی به داده‌ها و نیز ممیزی، پشتیبان‌گیری و روش‌های رمزگذاری داده را تعیین می‌کند.

 

در نتیجه می‌توان مطمئن شد که هر فرد در سازمان به اطلاعات مرتبط با خودش دسترسی داشته باشد.

 

تضمین دسترسی به داده:

داده برای اینکه مؤثر واقع بشود باید در تمام سازمان جریان داشته باشد و پرسنل و مدیران بتوانند از آن استفاده کنند و مهم‌تر از آن داده و اطلاعات را با هم و بین دپارتمان‌های مختلف به اشتراک بگذارند.

حاکمیت داده قوانین، چهارچوب، نقش افراد و مجوزهای لازم برای دسترسی به داده را تعیین می‌کند و در نهایت باعث تسهیل در یکپارچه‌سازی، استانداردسازی، فهرست‌نویسی داده (Ddata cataloging) می‌شود

 

ایجاد زبان مشترک با استاندارد‌سازی در نام‌گذاری و تعاریف:

 

با استانداردسازی مفاهیم مربوط به داده در کل شرکت یک‌زبان مشترک بین واحدهای مختلف ایجاد می‌شود.

 

دیگر نیازی به چک‌کردن روش، منبع و یا فرمول‌های استفاده شده در یک گزارش ندارید و واحدهای مالی، فروش، مارکتینگ، زنجیره تأمین و بقیه بخش‌های سازمان می‌توانند به‌سادگی با یکدیگر تعامل کنند.

 

این موضوع همکاری درون‌سازمانی را تسریع کرده و اتلاف زمان را کاهش می‌دهد.

 

چالش‌های حاکمیت داده چیست؟

واقعیت این است که اجرای حاکمیت داده در یک سازمان کار سختی است. به قول آقای Wayne Eckerson ( بنیان‌گذار مؤسسه Eckerson و نویسنده کتاب داشبوردهای عملکردی):

 

“حاکمیت داده شبیه به کشتی‌گرفتن با گراز است! “

 

بخشی از این دشواری به تضاد ذاتی بین تلاش برای کنترل‌کردن (حاکمیت) و ابزارها و روش‌های مدرن کار با داده (مانند هوش تجاری سلف‌سرویس) بازمی‌گردد.

 

حاکمیت داده محدودکردن دسترسی‌ها، و کنترل بر جریان اطلاعات را شامل می‌شود؛ اما هوش تجاری سلف‌سرویس  با باز گذاشتن دست کاربران برای کار با اطلاعات تلاش می‌کند تا تصمیم‌گیری داده‌محور را در شرکت‌ها گسترش دهد.

 

از این موضوع که بگذریم شرکت‌ها با چالش‌های زیر در حاکمیت داده روبرو هستند:

 

محدودیت منابع:

اجرای حاکمیت داده به برنامه‌ریزی دقیق، تخصص و پایش مداوم نیاز دارد. در واقع حاکمیت داده یک پروژه نیست یک پروسه  دنباله‌دار است که باید به‌صورت مداوم انجام شود. ممکن است یک شرکت‌ زمان، منابع انسانی و یا تخصص موردنیاز برای هزینه‌کردن در حاکمیت داده را نداشته باشد

 

بر خلاف آنچه تصور می‌شود حاکمیت داده بیشتر به بخش تجاری یک سازمان یعنی مدیران و رهبران آن وابسته است و نه به افراد بخش IT ، در نتیجه اجرای آن به همکاری و اراده مدیران ارشد نیاز دارد.

 

سیلوهای داده مجزا (Siloed data) :

پراکندگی داده در دیتابیس‌های متفاوت و عدم یکپارچگی داده‌ها در سازمان یک چالش دیگر در اجرای حاکمیت داده است. دیتا ممکن است با فرمت‌های متفاوت، روی پلتفرم‌های متعدد نرم‌افزاری و در مکان‌های متفاوتی ذخیره شود. این موضوع دسترسی، استفاده و اعمال حاکمیت بر داده را سخت می‌کند.

 

نبود راهکارهای نرم‌افزاری و ابزارهای کنترل:

بسیاری از شرکت ابزارهای موردنیاز و نرم‌افزارهای لازم برای کنترل داده و اعمال حاکمیت را در اختیار ندارند. مثال ابتدای مقاله را به یاد بیاورید. اعمال حاکمیت داده روی یک فایل سرور عمومی و مملو از فایل‌های اکسل کار دشواری است!

 

نرم‌افزار هوش تجاری دیکام به شما در اجرای حاکمیت داده و اطلاعات کمک می‌کند

 

مقاومت در برابر تغییر:

اجرای حاکمیت داده شامل تغییر در رفتار و فرهنگ‌سازمانی نسبت به داده نیز هست. فرهنگ‌سازمانی مطلوب نیاز به اعتماد، شفافیت و مسئولیت‌پذیری در برابر داده دارد. ممکن است افراد داخل شرکت احساس کنند که در حال ازدست‌دادن کنترل و استقلال خود بر داده‌ها هستند. از طرفی فقدان مهارت، دانش و یا انگیزه کافی ممکن است به مقاومت در برابر اجرای طرح حاکمیت داده منجر شود.

 

چه حوزه‌هایی تحت پوشش حاکمیت داده (data governance) هستند؟

 

چهارچوب حاکمیت داده باید موارد زیر را پوشش دهد

 

• معماری داده (Data architecture)

 

• مدل‌سازی و طراحی داده (Data modeling)

 

• امنیت داده

 

• انبار داده و هوش تجاری (business intelligence)

 

• یکپارچه‌سازی داده (Data integration)

 

• داده‌های مرجع (Master data)

 

• فراداده (Metadata)

 

• کیفیت داده

 

• اسناد و محتوا

 

• ذخیره‌سازی داده

 

نقش‌ها و وظایف مرتبط با حاکمیت داده

واقعیت این است که نمی‌توان یک نسخه عام برای اجرای حاکمیت داده و نقش افراد در آن نوشت. هر سازمان و شرکتی باتوجه‌به اندازه، حجم داده و نیازهای خود باید یک چهارچوب حاکمیت داده را تعریف کند.

 

مسئولیت تصمیم‌گیری درباره حاکمیت داده در یک شرکت کوچک و متوسط ممکن است به یک یا دو نفر محدود شود

اما به‌طورکلی می‌توان نقش‌های زیر را تعریف کرد.

 

کمیته یا هیئت حاکمیت داده:

این هیئت معمولاً از مدیران ارشد سازمان تشکیل شده است. هر واحد از شرکت در این هیئت نماینده‌ای دارد (مثلاً مالی، فروش، مارکتینگ و…) وظیفه آنها تعیین استراتژی و خط‌مشی کلی برای اجرای حاکمیت داده است.

 

کمیته حاکمیت داده روی اجرای صحیح کار نظارت می‌کند و درباره پیشنهادات مباشران داده تصمیم می‌گیرد.

 

مباشران داده (Data stewards)

مباشر نماینده‌ یک بخش از شرکت است و در آن حوزه خاص (مثلاً مالی) تخصص دارد.مباشر داده واسطه‌ای بین تیم پیاده‌سازی هوش تجاری و کمیته حاکمیت داده است.

 

مباشران داده مسئول کیفیت، کامل‌بودن و ثبات داده در یک  بخش از شرکت هستند.

 

متولیان داده (Data custodians) :

 

افرادی که به طور مستقیم به منابع داده دسترسی دارند و می‌توانند با آنها کار کنند. این افراد تخصص‌ها و مشاغل متفاوتی دارند مانند:

 

• ادمین پایگاه‌های داده

 

• معمار داده

 

• طراح انبار داده

 

• توسعه دهند ETL

 

• توسعه‌دهنده BI و …

 

کار آنها ذخیره داده و پیاده‌سازی هوش تجاری است. این افراد با مباشران داده همکاری کرده و استراتژی و قوانین حاکمیت داده که توسط کمیته تعیین شده است را در سطح فنی پیاده‌سازی می‌کنند.

 

حاکمیت داده چه چیزهایی نیست؟

حاکمیت داده مدیریت آن نیست. حاکمیت ساختار و چارچوب کلی، قوانین و مسئولیت‌ها را تعیین کرده و فرایند‌های اجرای امور را مشخص می‌کند. مدیریت داده؛ یعنی اجرای این قوانین و کارهای فنی و روزانه‌ای که باید انجام شود تا از اعمال حاکمیت داده مطمئن شویم.

حاکمیت داده چه تفاوتی با حاکمیت اطلاعات دارد؟

حاکمیت داده پیش از حاکمیت اطلاعات می‌آید و اگر حاکمیت داده به‌درستی انجام شود کار با اطلاعات راحت‌تر خواهد بود.