داشبورد مدیریتی

احتمالاً با واژه ” داشبورد مدیریتی ” آشنایی دارید، حتی اگر تا الان با این کلمه برخورد  نکرده‌اید  باز هم لفظ داشبورد چیزی را در ذهن شما تداعی می‌کند.

زمانی که درباره هوش تجاری با مخاطبمان صحبت می‌کنیم گاهی با این سؤال مواجه می‌شویم ” منظورتان همان داشبورد مدیریتی است؟ ” خیر  این دو معادل و هم‌معنای هم نیستند و داشبورد هوش تجاری لازم نیست حتماً برای مدیران ساخته شود.

در این مقاله سعی کرده‌ایم به طور مفصل درباره انواع داشبورد، داشبورد مدیریتی، کاربرد و تفاوت داشبورد هوش تجاری با سایر نرم‌افزارها صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد یک ابزار مدیریت اطلاعات است که برای رصد کردن، تحلیل و نمایش شاخص‌های عملکرد یک کسب‌وکار (KPI,PI, Metrics…) استفاده می‌شود. داشبورد مجموعه‌ای از نمودارها و جداول است که اطلاعات مرتبط به هم را برای یک کاربر خاص نمایش می‌دهد.

بیاید به مثال آشنای داشبورد خودرو برگردیم! داشبورد ماشین تعدادی عقربه و نشانه  است؛ که کنار هم قرار گرفته‌اند. هرکدام از عقربه‌ها اطلاعات خاصی را نمایش می‌دهند.

داخل یک خودروی در حال حرکت ده‌ها اتفاق و فعالیت متفاوت در حال رخ‌دادن است. صدها قطعه مکانیکی و الکترونیکی با هم کار می‌کنند و روی عملکرد کلی خودرو تأثیر می‌گذارند. یعنی حجم زیادی از داده در هر لحظه تولید می‌شود.اما راننده خودرو لازم نیست از تمام این اتفاقات مطلع باشد. سرعت انجام امور، تعداد و میزان اهمیت آنها به‌گونه‌ای است که یک نفر نمی‌تواند (و نباید) به همه آنها توجه کند.

داشبورد اینجا به کمک ما می‌آید، اطلاعات مهم را جمع‌بندی می‌کند و به‌صورت تصویری به ما نشان می‌دهد. آنچه داشبورد نمایش می‌دهد شاخص‌های مهمی هستند که نحوه عملکرد و سلامت سیستم را نشان می‌دهد. در مثال بالا این داده‌ها عبارتند از دور موتور، سرعت خودرو، میزان سوخت باقی‌مانده و غیره …

 چه شاخص‌هایی برای بررسی عملکرد و یا سلامت یک شرکت می‌توانیم نام ببریم؟

داشبورد هوش تجاری، پازلی از اطلاعات مرتبط

اگر مثال کلیشه‌ای بالا برای شما جالب نبود مثال زیر برای شما است.

یک پازل را تصور کنید! پازل‌ها از قطعات زیادی تشکیل شده‌اند وقتی قطعات به‌درستی در کنار هم قرار می‌گیرند یک تصویر کلی و زیبا را شکل می‌دهند. شما زمانی تصویر اصلی را می‌بینید که همه قطعات کنار هم قرار گرفته‌ باشند.

داشبورد یک پازل تکمیل شده است که قطعاتش کنار هم قرار گرفته‌اند. هر قسمت از آن ( هر نمودار) می‌تواند بخشی از تصویر  را نمایش دهد؛ اما تمام قطعات آن وقتی در کنار یگدیگر قرار بگیرند یک تصویر کلی و شفاف از فعالیت کسب‌وکار شما را نشان می‌دهند.

داشبورد مدیریتی چه مزیتی نسبت به گزارش دارد؟

وقتی گزارش‌های حسابداری مالی و … را داریم اصلاً چه نیازی به داشبورد اطلاعاتی است؟ اگر دلایل زیر شما را قانع نکرد به خواندن ادامه بدهید.

• شکل ارائه اطلاعات

انتقال اطلاعات و مفاهیم از طریق داشبورد سریع‌تر و راحت‌تر انجام می‌شود. تصویرسازی اطلاعات روش مؤثرتری نسبت به جدول‌های گزارش است.

• معیارهای سنجش متعدد

گزارش‌های متنی معمولاً درباره یک شاخص و معیار خاص هستند. مثلاً گزارش درآمد ماهیانه درباره میزان و جزئیات درآمد در ماه گذشته است این در حالی است که داشبوردها می‌توانند چندین معیار مختلف را در خود جا بدهند. یک داشبورد اصولاً از مجموعه‌ای از شاخص‌های مرتبط تشکیل شده است

• به‌روز بودن اطلاعات

معمولاً گزارش‌گیری به‌صورت دوره‌ای و در زمان‌های خاصی صورت می‌گیرد و داده‌های آن تاریخ‌گذشته هستند. دریافت و بروز رسانی اطلاعات جدید در هوش تجاری به‌صورت اتوماتیک انجام می‌شود و یک داشبورد می‌تواند به‌سرعت و حتی در دقیقه اطلاعات خود را به‌روز کند.

• عملکرد بهتر و صرفه‌جویی در زمان

گزارش‌گیری از اطلاعات داخل یک سازمان می‌تواند (بسته به نوع اطلاعات و نرم‌افزار گزارش‌گیری) امری وقت‌گیر و حتی پیچیده باشد. در مقابل داشبوردها مشکل عملکرد و تأخیر را به حداقل می‌رسانند.

• قابلیت استفاده

داشبوردها قابلیت شخصی‌سازی به نسبت نیاز کاربر را دارند. یعنی می‌توان برای استفاده در هر سطحی از سازمان از مدیریت تا پرسنل (باتوجه‌به سطح دسترسی) داشبوردهایی را طراحی کرد که پاسخگوی نیاز آن کاربران باشد

• خروجی گرفتن از اطلاعات

معمولاً خروجی گرفتن از اطلاعات یک گزارش با چاپ صفحات آن روی کاغذ انجام می‌شود. در یک سیستم هوش تجاری می‌توان اطلاعات داشبورد را به اشتراک گذاشت و یا برای استفاده در جلسات با فرمت‌های مختلف (Excel,PDF,PNG,Doc) از اطلاعات خروجی گرفت.

• استفاده از حجم زیادی از اطلاعات

ممکن است تصور کنید که گزارش‌های متنی حاوی اطلاعات بیشتری هستند؛ اما داشبوردها اطلاعات را به‌صورت تصویری نشان می‌دهند و مقدار داده‌هایی که استفاده می‌کنند به‌مراتب بیشتر از یک گزارش است؛ بنابراین اگر با حجم زیادی از داده سروکار دارید معقول‌تر است که از داشبورد استفاده کنید؛ چون نمایش و درک آنها را راحت‌تر می‌کند.

• هوشمندی و قابلیت تحلیل

نرم‌افزارهای هوش تجاری که داشبوردها توسط آنها طراحی و ساخته می‌شوند امکانات زیادی را برای استفاده هوشمند از داده‌ها فراهم می‌کنند. این امر در کنار تحلیل داده و یادگیری ماشین توانایی‌هایی را برای استفاده‌کنندگان ایجاد می‌کند که در گزارش‌گیری سنتی به‌هیچ‌وجه ممکن نیست.

مخاطب داشبورد هوش تجاری کیست؟

داشبورد هوش تجاری معمولاً برای یک مخاطب خاص ساخته می‌شود. یعنی هر داشبورد برای یک کاربر مخصوص ساخته می‌شود. (اگر  چندین نفر از یک داشبورد  با داده‌های یکسان استفاده می‌کنند احتمالاً یک جای کار ایراد دارد) در مثال اول این مخاطب راننده خودرو بود که با یک نگاه اطلاعات لازم را می‌بیند و می‌تواند حواس خودش را معطوف به مسئله مهم‌تر یعنی جاده و رسیدن به مقصد کند.

اما مخاطب داشبورد در هوش تجاری ممکن است در هرجایی از شرکت باشد از مدیران ارشد  یک سازمان تا کارکنان در پائین‌ترین سطوح سازمانی امکان استفاده از داشبورد هوش تجاری را دارند. در واقع نوع داشبورد را علاوه بر نوع نیاز، مخاطب آن تعیین می‌کند. چند نوع داشبورد داریم؟

داشبورد داینامیک یا استاتیک؟ چه تفاوتی با هم دارند؟

اگر با نرم‌افزارهای عملیاتی مثل حسابداری یا CRM سروکار دارید قطعاً با داشبوردهای استاتیک برخورد کرده‌اید. یک داشبورد استاتیک همواره اطلاعات مشخصی را به یک‌شکل ثابت برای تمام مخاطب‌ها نمایش می‌دهد و امکان تغییر در شاخص‌ها و ابعاد داده آن وجود ندارند.

در واقع داشبورد استاتیک مصداق این جمله است ” همینه که هست” ، اگر قرار باشد تغییری در آن اتفاق بیفتد (مثلاً نمودار جدید اضافه شود) باید توسط توسعه‌دهنده نرم‌افزار انجام شود. داشبورد داینامیک هوش تجاری، دقیقا نقطه مقابل این موضوع است.

داشبورد داینامیک می‌تواند بر اساس نیاز هر کاربر شخصی‌سازی شود. به عبارتی کاربران داشبورد را بر اساس نیاز خود می‌سازند تا آنچه را که  می‌خواهند ببینند نه آنچه از قبل تعیین شده است.

البته این تنها مزیت داشبورد داینامیک نسبت به استاتیک نیست. باز هم مثال خودرو را به‌خاطر بیاورید (نمونه یک داشبورد استاتیک) حال تصور کنید داشبورد خودرو این توانایی را داشت تا به شما بگوید دیروز با چه سرعتی رانندگی کرده‌اید، یا خودرو همسایه شما با چه سرعتی حرکت می‌کند!

داشبوردهای داینامیک امکان کنترل، جستجو و کاوش درداده را به ما می‌دهند بدون اینکه نیاز به ساخت چندین داشبورد استاتیک برای انجام همان کار را داشته باشیم. تعاملی بودن نمودارها در یک داشبورد این امکان را برای ما فراهم می‌کند

مزیت‌های داشبورد داینامیک در هوش تجاری چیست؟

• قابلیت شخصی‌سازی: داشبوردهای استاتیک یک نمای ثابت از اطلاعات را برای همه کاربران نمایش می‌دهند. داشبورد داینامیک اطلاعات را باتوجه‌به سطح دسترسی یک کاربر در سازمان ارائه می‌دهد.برای مثال مدیر فروش به اطلاعات کامل فروش پرسنل دسترسی خواهد داشت؛ اما هر فروشنده تنها اطلاعات فروش خود را می‌بیند.
• پایش به جزء در اطلاعات: یکی از مزیت‌های مهم داشبورد داینامیک نسب به استاتیک است و به کاربر اجازه می‌دهد از یک سطح بالا، به سطوح پایین‌تر اطلاعات حرکت کرده و جزئیات مرتبط با یک اتفاق یا فرایند را مشاهده کند.
• تعاملی بودن: کاربر به‌جای اینکه صرفاً تماشاکننده اطلاعات باشد می‌تواند با اطلاعات تعامل کرده و به درک جدیدی از اطلاعات برسد (در ادامه توضیح می‌دهیم)
• تصمیم‌گیری درست بر اساس اطلاعات: امکان جستجو و پایش و مشاهده راحت اطلاعات، تصمیم‌گیری برای مدیران ارشد  را تسهیل می‌کند.
• کاربرپسند بودن: کار با داشبوردهای داینامیک هوش تجاری درعین‌حال که امکانات زیادی دارد بسیار ساده است

تعاملی بودن داشبوردها، برگ برنده هوش تجاری

کاربر داشبورد در هوش تجاری با دنبال‌کردن، تحلیل، رصد و نمایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) می‌تواند با داده‌ها تعامل داشته باشد. به زبان ساده داشبورد تعاملی چیزی بسیار بیشتر از نمایش صرف اطلاعات را در اختیار ما قرار می‌دهد.

داشبورد تعاملی فیلترکردن و جستجو داخل داده‌ها را ممکن می‌کند. برای مثال کاربر می‌تواند اطلاعات مالی و اجرایی را در کنار یکدیگر داشته باشد تا رابطه بین یک فعالیت اجرایی با بعد مالی آن را ببینید. تصویر زیر به‌صورت ساده تعاملی بودن یک داشبورد را توضیح می‌دهد،

در این تصویر  دو جزء داریم پراکندگی فروش روی نقشه و نمودار دایره‌ای درصد فروش برای روش‌های فروش، انتخاب هر قسمت از اجزای این نمودارها باعث می‌شود اطلاعات سایر نمودارها بر اساس قسمت انتخاب شده فیلتر و مرتب شود. مثلا انتخاب استان‌های اصفهان و تهران، درصد فروش / به کانال فروش را در این دو منطقه نمایش می‌دهد.

این امر به کاربر اجازه می‌دهد تا داخل داده‌ها کاوش کند و ارتباط داده‌های مختلف را با یکدیگر ببیند.

انواع داشبورد مدیریتی در هوش تجاری:

حال که درباره داشبورد داینامیک و تعاملی بودن نمودارها در هوش تجاری صحبت کردیم به سراغ انواع داشبورد ازنقطه‌نظر مخاطب و کاربرد آن در شرکت‌ها می‌رویم.

به‌طورکلی داشبوردهای هوش تجاری سه نوع اصلی دارند

• داشبورد عملیاتی: به ما می‌گویند در این لحظه چه اتفاقاتی در شرکت رخ می‌دهد.
• داشبورد تحلیلی: برای کشف الگوها و روندهای از داخل داده استفاده می‌شود
• داشبورد استراتژیک: برای رصد کردن و مشاهده شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) بکار می‌رود
• داشبورد تاکتیکی: نوعی داشیورد تحلیلی است. از نظر ارائه اطلاعات بین داشبورد استراتژیک و داشبورد عملیاتی قرار می‌گیرد

داشبورد عملیاتی:

همین‌الان که پشت میز خود نشسته‌اید چه اتفاقی دارد در سازمان یا شرکت شما می‌افتد، کارها چطور پیش می‌روند؟ برای رسیدن به جواب باید منتظر گزارش روزانه یا هفتگی بمانید؟

داشبورد عملیاتی به این سؤال مهم پاسخ می‌دهد ” چه اتفاقی دارد می‌افتد”. داده در این نوع داشبورد به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌شود تا آخرین اطلاعات را به کاربر نمایش دهد.

چه اطلاعاتی را با این داشبوردها نمایش می‌دهند؟ داده‌های مربوط با فعالیت‌های روزانه یا فرایند‌هایی که به‌صورت مداوم اتفاق می‌افتند. برای مثال:

• فروش‌های ثبت شده جدید در روز
• وضعیت فعالیت یا عدم فعالیت یک بخش تولیدی + تیراژ تولید (در لحظه)
• شاخص‌های مرتبط با یک وب‌سایت مثل تعداد کاربران جدید و …

چه مثال‌های دیگری به ذهن شما می‌رسد؟

داشبورد استراتژیک:

این نوع از داشبورد کارکرد مهمی برای مدیران عامل و ارشد دارد و واژه “داشبورد مدیریتی” در واقع از همین‌جا آمده است. داشبورد استراتژیک شاخص‌های کلیدی عملکرد یک شرکت (KPI) را نمایش می‌دهند.

بازه زمانی به‌روزرسانی داده در این داشبوردها بسیار طولانی‌تر از داشبوردهای عملیاتی است و دفعات استفاده از آن برای یک مدیر معمولاً بیش از یک‌بار در روز نیست.

شاخص‌های کلیدی معمولاً در بازه‌های زمانی ماهانه یا سه‌ماهه نمایش داده می‌شوند. چه شاخص‌هایی را می‌توان استفاده کرد؟

بسیاری از شاخص‌های مهم مالی که بیانگر عملکرد شرکت هستند را می‌توان در داشبورد استراتژیک نمایش داد (مثلاً درآمد کل قبل از کسر هزینه‌ها)

داشبورد تحلیلی:

وقتی از داشبورد تحلیلی صحبت می‌کنیم معمولاً با حجم بسیار زیادی از داده روبرو هستیم. تصویرسازی این داده‌ها کمک فوق‌العاده‌ای به درک چیزهایی که اتفاق افتاده‌اند می‌کند. اما استفاده داخل یک داشبورد امکانات بیشتری هم به ما می‌دهد.

می‌توانیم روند یک اتفاق را در طول زمان بررسی کنیم، ارتباط آن را با اتفاقات مرتبط ببینیم، داخل داده‌ها جستجو کنیم و بر اساس اتفاقاتی که قبلاً رخ‌داده است آینده را پیش‌بینی و برای آن هدف‌گذاری کنیم.

داشبورد تحلیلی به درد چه کسانی می‌خورد؟ درگذشته دانشمندان علوم داده بیشترین استفاده را از این داشبوردها داشتند؛ اما به لطف نرم‌افزارهای هوش تجاری (مثل دیکام) مدیران و پرسنل یک شرکت هم می‌توانند این نوع داشبورد را بسازند و استفاده کنند.

یک مثال از اطلاعاتی که می‌توان در داشبورد تحلیلی نمایش داد، روندهای فروش و پراکندگی آن بر اساس موقعیت جغرافیایی، میزان ریالی، دسته‌بندی مشتری و … است.

داشبورد تاکتیکی:

این داشبوردها معمولاً توسط مدیران میانی استفاده می‌شوند تا واسطی بین فرایندهای عملیاتی و شاخص‌های استراتژیک باشند. داشبورد تاکتیکی معمولاً تحلیلی‌ترین نوع داشبورد مدیریتی است و به کاربر امکان کاوش در عمق داده‌ها را می‌دهند.

میزان جزئیات نمایش‌داده‌شده در داشبوردهای تاکتیکی جایی بین داشبورد استراتژیک و عملیاتی قرار می‌گیرد. ازآنجایی‌که داشبورد تاکتیکی در لایه بالاتری از سطح عملیاتی قرار دارد میزان اطلاعات نمایش‌داده‌شده و المان‌های تصویری آن بیشتر است

برای مثال یک داشبورد تاکتیکی فروش اهداف فروش شما را دنبال می‌کند (مثل فروش کل نسبت به فروش هدف‌گذاری شده) و فیلترهای متعددی را در اختیار شما قرار می‌دهد؛ مانند مناطق جغرافیایی، مدیر فروش منطقه، انواع کالا و غیره…

راهنمای انتخاب نوع داشبورد هوش تجاری؟

جدول زیر کمک می‌کند تا نوع داشبوردی که مناسب شماست را پیدا کنید.

سؤالات ستون اول مشخص می‌کند چرا به داشبورد نیاز داریم، طراحی، خصوصیات و آموزش موردنیاز بر اساس مخاطب داشبورد باید صورت می‌پذیرید، شاخص‌هایی که مورداستفاده قرار می‌گیرند به پرکردن شکاف‌های عملکردی کمک می‌کنند و هدف نهایی که به کمک داشبورد به سمت آن حرکت می‌کنیم.

سه نوع داشبورد هوش تجاری را با هم ترکیب کنید!

ابزارهای زیادی برای ساخت داشبورد وجود دارد؛ اما نرم‌افزارهای هوش تجاری مدرن (مثل استودیو دیکام) این امکان را فراهم می‌کنند که هر سه نوع اصلی داشبورد را باتوجه‌به نیاز خود ترکیب کنید تا به بهترین نتیجه ممکن برسید.

در ادامه درباره نکات مهم ساخت داشبورد صحبت می‌کنیم.

5 نکته درباره طراحی داشبورد مدیریتی:

اگر از نرم‌افزارهای هوش تجاری برای ساخت داشبورد استفاده می‌کنید حتماً موارد زیر را در نظر داشته باشید

در زمان ساخت داشبورد مخاطب را در نظر داشته باشید

داشبورد یک ابزار برای انتقال اطلاعات است و یک داشبورد خوب باید پیام خود را شفاف و سریع منتقل کند. به همین دلیل شناخت مخاطب قبل از ساخت داشبورد مهم است.

مثال داشبورد خودرو را به یاد بیاورید! داشبورد برای راننده ساخته شده بود تا در کاری که انجام می‌دهد به او کمک کند.

چه کسی قرار است از داشبورد استفاده کند؟ پاسخ به این سؤال نوع داشبورد، اطلاعات آن و نحوه نمایش آن (مانیتور، تبلت، موبایل) را مشخص می‌کند.

شاخص‌های کلیدی و مهم کسب‌وکار را شناسایی کنید

چه مشکلی را می‌خواهیم حل کنیم؟

این اولین سؤالی است که قبل از ساختن یک داشبورد باید پرسید. داشبورد شاخص‌ها و اطلاعاتی را که نیاز داریم به ما نشان می‌دهد اگر مشکلات و نقاطی که نیاز به شفاف‌شدن دارند را بشناسیم و شاخص‌های مربوط به آنها را پیدا کنیم بخش بزرگی از مسیر را پیموده‌ایم

پیش‌زمینه و ترجیح کاربر را در نظر بگیرید

بعد از اینکه مخاطب داشبورد مشخص شد پیش‌زمینه و ترجیح او را در نظر بگیرید.

برای مثال مدیران عامل احتمالاً ترجیح می‌دهند داشبوردی داشته باشند که از تصویرسازی ساده استفاده کرده و اطلاعات را به‌سرعت منتقل کند؛ اما یک تحلیلگر کسب‌وکار ممکن است به تصویرسازی و نمودارهای پیچیده‌تر برای پیداکردن الگو در داده‌ها نیاز داشته باشد.

داشبورد بسازید، بازخورد بگیرید و اصلاح کنید

پس از ساختن داشبورد از کاربرهای آن بازخورد بگیرید. اصلاحاتی که بر اساس نظرسنجی از کاربران روی داشبوردها انجام می‌شود به تعامل بیشتر کاربران و مؤثر واقع‌شدن هوش تجاری در سازمان کمک می‌کند.

جمع‌بندی پایانی:

• داشبورد مجموعه‌ای از نمودارها و جداول است که اطلاعات مرتبط با هم را برای یک کاربر خاص نمایش می‌دهد. مثل داشبورد خودرو که اطلاعات مهم ماشین را به راننده منتقل می‌کند
• داشبورد یک ابزار مدیریت اطلاعات است که برای رصد کردن، تحلیل و نمایش شاخص‌های عملکرد یک کسب‌وکار (KPI,PI, Metrics…) استفاده می‌شود
• مزیت داشبورد نسبت به گزارش چیست؟ ارائه بهتر اطلاعات، مشاهده معیارهای سنجش متعدد، به‌روز بودن اطلاعات، عملکرد بهتر و صرفه‌جویی در زمان، استفاده راحت‌تر برای کاربر، خروجی گرفتن با فرمت‌های مختلف، نمایش حجم بیشتری از اطلاعات، هوشمندی و قابلیت تحلیل
• داشبوردها به دودسته داینامیک و استاتیک تقسیم می‌شود
• داشبورد استاتیک در نرم‌افزارهای عملیاتی استفاده می‌شود و اطلاعاتی که نمایش می‌دهد ثابت است
• داشبورد داینامیک در هوش تجاری استفاده می‌شود و باتوجه‌به نیاز کاربر می‌توان آن را تغییر داد
• تعاملی بودن داشبورد یکی از مزیت‌های داشبورد هوش تجاری است. داشبورد تعاملی امکان فیلترکردن، جستجو داخل داده‌ها و پیمایش به عمق داده را به کاربر می‌دهد.
• داشبوردهای داینامیک هوش تجاری به سه دسته عملیاتی، تحلیلی و استراتژیک تقسیم می‌شوند. مخاطب داشبورد عملیاتی پرسنل و سرپرستان، مخاطب داشبورد استراتژیک مدیران اجزایی و ارشد و مخاطب داشبورد تحلیلی تحلیلگر داده و مدیران اجرایی هستند
• چهار نوع داشبورد عملیاتی، تحلیلی و استراتژیک و تاکتیکی را می‌توان به کمک نرم‌افزار هوش تجاری با یکدیگر ترکیب کرد تا بهترین نتیجه به دست آید.
• در زمان ساخت داشبورد مخاطب را در نظر بگیرید و شاخص‌های کلیدی عملکرد را از قبل مشخص کنید.