برنامه ریزی پروژه هوش تجاری : شروع یک پروژه bi جدید مشکلات و ریزه کارهای خودش را دارد. چابک بودن در اجرای یک پروژه مهم است؛ اما قبل از شروع کار، تحلیلگر هوش تجاری و مدیران شرکت باید به یک ذهنیت مشترک نسبت به خواستهها و توقعات خود از پروژه برسند. در ادامه به بررسی بیشتر برنامه ریزی پروژه هوش تجاری میپردازیم :
ناگفته پیداست که رسیدن به درک مشترک با مدیران ارشد برای یک کارشناس هوش تجاری و یا تحلیلگر کسبوکار از نان شب هم واجبتر است!
روش منطقی این است که قبل از غرقشدن در داده و اطلاعات، نوشتن اسکریپتهای SQL و ساختن داشبورد مدیریتی، خواستهها و توقعات آن کسبوکار را درک کنیم.
شاید تصور کنید که این موضوع بیش از اندازه واضح است و اصلاً نیاز به بازگویی و تکرار ندارد. اما در واقعیت پروژههای bi بسیاری این مرحله را رد کرده و مستقیماً سراغ ساخت داشبورد KPI میروند.
زیاد اتفاق میافتد که یک پروژه هوش تجاری پس از اجرا در یک شرکت به همان صورت و بدون درنظرگرفتن شرایط برای کسبوکار دیگری نیز پیادهسازی شود.
یک پروژه bi بعلاوه شاخصها و kpiهای آن، باید بر اساس نیاز کسبوکار تعیین شوند. طراح و مجری پروژه bi باید بهاندازه کافی انعطافپذیری داشته باشند تا راهکار هوش تجاری را برای کسبوکارهای مختلف تطبیق بدهند.
این مقاله راهنمایی برای برنامهریزی یک پروژه هوش تجاری است که در 3 گام و به صورت ساده و خلاصه بیان شده است.
گام اول در پروژه هوش تجاری، مصاحبه با مدیران ارشد
بهترین روش برای درک توقعات و خواستههای یک شرکت از پروژه هوش تجاری، جلسات مستقیم و چهرهبهچهره با ذینفعهای یک کسبوکار است که میتواند شامل هیئتمدیره، مدیران ارشد و اجرایی و کاربران نهایی استفادهکننده از داده در آن شرکت باشد.
این مرحله را رد نکنید، این چند ساعتی که صرف صحبت با ذینفعها میشود انجام پروژه bi را برای شما بسیار راحتتر و موفقیت نهایی آن را تضمین میکند.
سؤالاتی که در این مرحله باید بپرسید عبارت است از:
پرسیدن علت درخواستها:
- چرا به این داشبورد مدیریتی نیاز دارید؟
- چه کسی از این داشبورد استفاده میکند؟
- کجا و روی چه دستگاهی از داشبورد استفاده خواهد شد؟
فرایند فعلی و فرایند تصمیمگیری:
- گردش کاری شما به چه شکلی است؟
- تصمیمها به چه شکلی در شرکت اتخاذ میشوند؟
- دوست دارید فرایند تصمیمگیری و گردش کاری در آینده به چه صورتی باشد؟
- آیا نیاز به دادهای داریم که ثبت نشده است؟ فقدان این داده چه تأثیری روی فرایند تصمیمگیری داشته؟
- دسترسی به چه داده و اطلاعاتی سخت است؟
نقاط ضعف (pain points):
- چه گزارش یا شاخصی را همیشه نیاز داشتهاید؛ اما در دسترس شما نبوده است؟
- چرا دسترسی به این دادهها سخت است؟
- منابع بخش IT ( منابع انسانی و مالی) کجا صرف میشوند و چطور میشود استفاده بهینهای از آنها کرد.
گام دوم در پروژه bi، طراحی فرایندها
زمانی که با ذینفعها صحبت کردیم و مشخص شد که پروژه BI دقیقاً چه ابعادی دارد باید به سراغ فرایندها برویم و آنها را به شکل یک فلوچارت رسم کنیم.
گردش کاری را روی فلوچارت و با جزئیات به تصویر بکشید تا بخشهای مرتبط با پروژه هوش تجاری مشخص شود. هدف این است که جریان داده در داخل شرکت را به تصویر بکشیم. داده کجا تولید میشود، چطور تبدیل شده و کجا مصرف میشود.
فلوچارت گردش کاری باید نشان بدهد که تصمیمگیری به چه شکلی در داخل شرکت اتفاق میافتد (بر اساس دیتا). یعنی جریان اطلاعات به تصمیمگیرندگان را نمایش دهد. در این مرحله میفهمیم که داده را باید به چه شکلی سازماندهی کنیم و آیا به مدلهای داده و داشبوردهای متعدد نیاز داریم.
مثالی از یک تمپلیت فلوچارت خالی
چند نکته در مورد رسم فلوچارت فرایندهای کسبوکار:
از روش بالابهپایین استفاده کنید: از بالاترین KPIها و شاخصهای کلیدی سازمان شروع کنید، همان چیزهایی که دغدغه اکثر مدیران است. مثلاً شاخصهای رشد (نرخ رشد درآمد، NPS، AOV و…) شاخصهای عملکردی و متریکها در سطوح پایینتر باید بر اساس KPIهای اصلی استخراج شوند.
این جمله را بهعنوان راهنمای مسیر بهخاطر داشته باشید؛ “اطلاعات بیشتر، شاخصهای کمتر” حتی برای پروژههای بزرگ BI تعداد شاخصها نباید بیشتر از انگشتان دودست باشد. سعی کنید شاخصی که اهمیت بیشتری دارد را پیدا کنید.
گام سوم در پروژه bi، ساخت مدل آزمایشی
این مرحله برای پروژههای bi کوچک اختیاری است. اگر سؤالات گردآوری شده در مرحله اول ساده و کم تعداد باشند میتوانید همینالان به سراغ دیتا بروید و مدلسازی و ساخت داشبورد را شروع کنید.
اما برای پروژههای بزرگتر توصیه میکنیم که ابتدا یک نمونه و مدل اولیه از داشبوردها را آماده کنید، تا هم نتیجه نهایی کار را جلوی چشم داشته باشید و هم بتوانید تأیید مدیران ارشد و سایر کاربران را بگیرید.
بعد از مشخصکردن سؤالات تجاری اصلی (مرحله 2) میتوانیم دستبهکار شویم:
- دادهها از کجا میآیند و کجا ذخیره میشوند؟ منابع داده چیست؟ (Data sourcing)
- چطور به منابع داده وصل شویم؟ (Data connection)
- داده ساختار نیافته داریم؟ کدام داده الان در دسترس نیست؟ (Data structuring)
پاسخدادن به سؤالهای بالا، ابعاد (dimensions)، فکتها (facts) و فیلترهایی که باید در هوش تجاری استفاده کنیم را مشخص میکند. در اینجا میتوانیم نمودارها و نوع مصورسازی را انتخاب کرده و داشبورد آزمایشی را بسازیم.
وقتی داشبورد آزمایشی آماده شد آن را به تأیید ذینفعان میرسانیم. این کاربران قرار است هر روز به داشبوردهای مدیریتی و نمودارها نگاه کنند؛ بنابراین لازم است به درک درستی از نوع کارکرد و اطلاعاتی که داشبورد مدیریتی نشان میدهد برسند.
ضمن اینکه بازخورد گرفتن از کاربرها در ابتدای کار تغییرات بعدی در پروژه را به حداقل میرساند.
چند نکته قبل از اجرای پروژه هوش تجاری:
قبل از شروع سه مرحله بالا اطمینان حاصل کنید که ابزار هوش تجاری مورداستفاده شما میتواند نیازهای سازمان را برآورده کند.
نقاط ضعف (گام اول) را بهخاطر بیاورید. چه مشکلی با ابزارها و فرایندهایی فعلی کسبوکار دارید که میخواهید به وسیله هوش تجاری آن را رفع کنید؟
- شاید قصد دارید با تغییر از گزارشگیری دستی به داشبوردهای مدیریتی در زمان و هزینه صرفهجویی کنید
- شاید به نمودارهای با قابلیت (پایش به جزء) drill down ، و داشبوردهایی با اطلاعات مطمئن و دقیق نیاز دارید؟
- شاید به یک منبع اصلی اطلاعات بهعنوان مرجع (single source of truth) در سازمان خود نیاز دارید
اگر شرکت شما به دنبال تغییر فرایندها و ایجاد تحول دیجیتال در سازمان است به یک نرمافزار bi با معماری پیادهسازی منعطف نیاز دارید که بتواند نیازهای شما را در هر شرایطی برآورده کند.
مطمئن شوید پلتفرم و نرم افزاری که قصد خرید آن را دارید تمام نیازهای شما را در حال حاضر و در آینده پاسخ میدهد. یک برآورد اولیه از بودجه و منابع انسانی موردنیاز انجام دهید تا پروژه به بهترین شکل ممکن اجرایی گردد.
قبل از بستن قرارداد bi لیستی از نکات مهم وجود دارد که باید به آنها توجه کرد. چالش شما هر چه که باشد باید به قیمت تمام شده راهکار هوش تجاری نیز توجه کنید.
| مطالعه مقاله نکات مهم پیش از پیاده سازی هوش تجاری bi و شرایط بازار ایران را توصیه می کنیم |
